一、方案概述
檔案資料是任何一個企事業(yè)單位的知識財富和智力資源。傳統(tǒng)的管理方式上,檔案都是采用紙張資料保存檔案,檔案數(shù)量非常巨大,歸整復雜,人工查詢速度慢,無法產(chǎn)生應有的效益,工作效率低下,并且由于大部分檔案信息在保存期間受制于檔案保存環(huán)境及人員流動和檔案利用者的重復調(diào)用影響,有可能造成原件的受損或破壞、檔案丟失等,無法完整、長期的保存,為檔案的復查以及重復利用帶來極大的困難。
隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展,為檔案資料的保管與高效利用提供了科學、有效的手段和工具——“RFID檔案管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)是專為各行業(yè)的企事業(yè)單位提供檔案管理的產(chǎn)品,是對現(xiàn)有手工管理的有效的補充,該系統(tǒng)能夠把信息檔案清晰而完整的保存在數(shù)據(jù)庫中,不僅省時省力,而且操作方便、安全性高。
二、 系統(tǒng)設計方案
2.1?解決思路:每份檔案袋都有唯一的RFID電子標簽,每個檔案在存進倉庫的時候都會寫入相關數(shù)據(jù),記錄檔案的相關信息、存放位置等。在需要檔案時,在系統(tǒng)內(nèi)進行檢索,獲取檔案的存放位置,入庫取出檔案后,讀取檔案上標簽的信息,在系統(tǒng)中做標注(例如檔案的去向,提取人,用途等)。
2.2?RFID?技術的應用及其優(yōu)勢
RFID 標簽技術是一種非接觸式的自動識別技術,它通過射頻信號自動識別目標對象 并獲取相關數(shù)據(jù),識別工作無須人工干預,可遠距離、自動批量進行實物的信息采集,是保證實物信息準確性、完整性的基礎。技術成熟的低頻至超高頻段的?RFID 產(chǎn)品,已廣泛應用于供應鏈管理、資產(chǎn)追蹤、智能交通、智能秤重、人員門禁、集裝箱管理,以及物品防偽等多種領域。針對TTi 的實際應用要求,選擇?UHF超高頻的無源電子標簽及其讀寫設備(符合?ISO18000-6B/C?標準),進行適應性匹配選型,以滿足應用于特殊環(huán)境(如: 強電磁場、潮濕環(huán)境等)中不同材質(zhì)的實物上,保證信息的讀寫性能。
RFID?電子標簽的特點:
無源遠距離讀寫:最大可達?8?米(需要讀寫設備和標簽配合);
防沖撞技術:與條形碼相比,無須直線對準掃描,非可視識別,讀寫速度快, 可多目標識別、運動中識別,每秒最多同時識別?200個;
使用壽命長(≥10年或讀寫?10萬次),無機械磨損、無機械故障,可在惡劣環(huán)境下使用。(工作溫度:-25?度~+70?度);
柔性封裝,封裝多樣化:它的超薄和多種大小不一的外型,使他能封裝在紙張、塑膠制品(PVC、PET),防潮防污染,可應用于不同場合;
三、?RFID?實物管理系統(tǒng)所需設備
智能密集柜RFIDⅡ型采用最新的RFID射頻識別技術可實現(xiàn):檔案盒級的自動識別功能、檔案盒級的在線盤點功能。RFID智能檔案柜對檔案的檢索精確到盒,一鍵查找,柜體自動打開,倉位指示燈閃爍提示。
1、具有出入庫引導功能
? ? ?檔案管理人員能夠按照智能引導(架體自動打開,語音提示,燈光閃爍)找到所查找的檔案或檔案應放還的正確位置。
2、具有檔案盒的在位監(jiān)測功能,使檔案管理人員能夠?qū)崟r監(jiān)控密集柜中的盒位狀態(tài)。
? ? ? 倉位感應器獲取每個倉位的存放狀態(tài),當檔案盒放到倉位上后,遮擋紅外感應器發(fā)光管,檔案盒對發(fā)射光線產(chǎn)生反射現(xiàn)象,接收管接收到反射光線后判斷出感應器處于遮擋狀態(tài),從而確定該倉位處于檔案盒存放狀態(tài)即滿倉狀態(tài)。同理,取走檔案盒后,感應器不被遮擋,判斷該倉位處于空倉狀態(tài)。
3、實現(xiàn)檔案盒的智能識別功能
??? 當有檔案盒被取出或放入盒位時,實時讀取檔案盒上的標簽信息,獲取此檔案盒的相關信息。
4、自動感應機制
? ? ? 倉位感應器獲取每個倉位的存放狀態(tài),當檔案盒放到倉位上后,遮擋紅外感應器發(fā)光管,檔案盒對發(fā)射光線產(chǎn)生反射現(xiàn)象,接收管接收到反射光線后判斷出感應器處于遮擋狀態(tài),從而確定該倉位處于檔案盒存放狀態(tài)即滿倉狀態(tài)。同理,取走檔案盒后,感應器不被遮擋,判斷該倉位處于空倉狀態(tài)。5、錯誤提示
? ? ? 檔案位置存取錯誤提示:為了最大限度的避免人員操作失誤誤造成的檔案存取錯誤,設有檔案存取錯誤提示功能。
RFID智能化檔案管理系統(tǒng)應用效益:
? ? ? 依靠智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率,不僅速度提高,更重要的是順架的準確性也有了質(zhì)的提升。通過館藏清點,不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數(shù)量,更能掌握檔案類別和實時位置信息,實現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務。
? ? ? 借助智能檔案管理系統(tǒng),通過對檔案架及粘貼有RFID標簽的檔案資料的掃描,可以對檔案進行架位信息采集、檔案地址信息的采集,幫助順架、查找和統(tǒng)計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后,可以建立出詳細的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖,為日常檔案管理提供快捷的人機界面。
? ? ? 智能檔案管理系統(tǒng)的應用是RFID多項技術的綜合應用,應用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便,也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現(xiàn)將RFID技術在檔案館中的應用價值發(fā)揮到了最大,實現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館”。